En los últimos tiempos la figura del organizador de bodas se ha ido abriendo paso con fuerza. Cada vez cuidamos más el detalle y la personalización se ha convertido en algo indispensable. Y aunque pueda parecer una pregunta simple, la respuesta a “¿qué hace un planificador de bodas?” cambia con cada cliente.
A continuación, vamos a resumir las funciones, las tareas y la relación con los novios de los wedding planner. Si estás interesado en la organización de bodas, no dudes en hacer nuestro Máster en Organización de Bodas: Wedding Planner y Gestión de Eventos. Serás un experto en el sector.
Índice de contenidos
Primer encuentro entre el organizador de bodas y el cliente
Todo empieza con el primer contacto entre el organizador de bodas y el cliente. Durante esta primera cita, ambas partes se reúnen para poner en común sus ideas. En este momento el planificador explica que servicios ofrece y el cliente el tipo de eventos que desearía tener.
Por lo general, te contratan para el servicio completo. Estos servicios se caracterizan en que te tienes que ocupar de todo. La gestión, el presupuesto y los lugares son algunos de los campos de los que se tiene que encargar el planificador. También puede darse el caso que solo busquen sus servicios para el “día D”. En este día, o día de coordinación, su papel es encargarse de los detalles logísticos de la boda.
Entonces, para saber exactamente qué hace un organizador de bodas, debes conocer la diferencia entre ambas opciones de servicio. Empezamos por el más sencillo.
Día de coordinación
La mayoría de las novias, han esperado el día de su boda desde que eran niñas. Muchas de ellas se niegan a dejar que alguien más planifique los detalles de su boda, ya que es algo muy personal. También es cierto que estas novias reconocen que su boda debe girar en torno a su felicidad. Así que para que todo siga su curso y no haya ningún problema de última hora, necesitarán ayuda.
A pesar de que estas novias ya han preparado todo el evento con anterioridad, necesitarán a alguien que les ayude en el gran día. Este tipo de servicio se llama servicio de coordinación e incluye lo siguiente.
Preboda
Es preciso que te pongas en contacto con cada uno de los proveedores. Esto debería hacerse al menos una semana antes de la boda para concretar cada detalle.
Para garantizar la eficiencia, deberás crear una línea de tiempo detallada que incorpore a todos las partes implicadas. Por ejemplo, los fotógrafos, los familiares, los novios y el DJ deber aprobar esa línea de tiempo para asegurar la sincronización.
Esta es tu última oportunidad de armar todos los detalles de la programación con la novia y el novio. Así que no tengas miedo de tomar el control y cerciórate de que todos estén en la misma página.
Día de la boda
El día de la boda, deberás llegar al lugar con suficiente tiempo. Así podrás supervisar y responder a cualquier pregunta que pueda surgir.
Piensa que eres el nexo de unión entre proveedores, novios e invitados. Por lo tanto, eres el responsable de garantizar que cada persona cumpla con sus responsabilidades y que los invitados reciban un trato adecuado.
Una vez finalizada la ceremonia, debes conseguir que los invitados sean trasladados rápidamente al lugar de recepción y que en el lugar de la celebración todo esté listo.
Una de las habilidades indispensables es la de mantener la línea del tiempo, pero también saber cuándo acelerar o disminuir la velocidad. Lo importante es que todas las partes se muevan en sincronía.
Presupuesto
De una forma u otra, el presupuesto afectará a cada decisión de la boda. Algunos clientes manejarán el presupuesto ellos mismos y otros querrán o necesitarán tu asistencia. El organizador de bodas, antes de considerar lugares o hacer citas con cualquier proveedor, deberá ratificar que todos estén de acuerdo con el presupuesto total para la boda.
A pesar de su importancia, tampoco creas que el presupuesto está escrito en piedra. A medida que la novia y el novio evolucionen, también lo harán sus planes o expectativas.
El entorno
Una vez que se acuerda el presupuesto, es hora de comenzar a investigar lugares. La comparación de sitios puede ser uno de los trabajos más complicados, pero es una de las fases de mayor valor para los novios.
Es probable que cada lugar que esté considerando incluya diferentes artículos de alquiler, que el precio de los alimentos y bebidas sea diferente y que pueda calcular los impuestos y cargos por servicios a diferentes tarifas.
En este punto, el tiempo es vital. Para evitar que el lugar favorito de los contrayentes no esté disponible para el día en cuestión, es necesario anticiparse lo máximo posible. También es importante mantener un enfoque comprensivo pero pragmático con las parejas.
Proveedores
Una vez establecida la fecha y confirmado (previo depósito de reserva) el lugar, llega el momento de seleccionar a los proveedores.
Para garantizar la mejor selección, debes comenzar rápidamente a reservar citas que estén dentro del presupuesto y el estilo del cliente. Ten en cuenta sus preferencias y disponibilidad.
Algunos clientes tienen dificultades para tomar decisiones y pueden sentirse abrumados fácilmente, así que paciencia. Dales tiempo para considerar a cada proveedor y tomar una decisión sobre cada categoría antes de pasar a la siguiente.
Convertir la magia en realidad
Después de que el lugar y los proveedores estén reservados y asegurados, es el momento de hacer magia.
Es posible que te pidan ayuda con la selección del atuendo para la novia y la fiesta nupcial. Esto puede incluir asistir a las citas en el salón de novias o simplemente dar tu opinión sobre ciertos detalles. Además, no has de olvidar la parte impresa, es decir, invitaciones de boda, menús, programas, etc. En resumidas cuentas:
- Crear y revisar los contratos de los proveedores.
- Organizar el calendario del la boda.
- Coordinar las llegadas y entregas de proveedores.
- Evitar errores costosos, como cargos por envío urgente o cambios innecesarios.
- Coordinar cada movimiento.
En definitiva, el organizador de bodas favorece la toma de decisiones y simplifica cada proceso para que todo sea perfecto.
