Un recepcionista de hotel es la persona que nos recibe al llegar al alojamiento y que nos da la bienvenida. También, es la persona que se encarga de atendernos a lo largo de nuestra estancia. Las funciones que todo el mundo le atribuye a este miembro del personal son; el registro de la entrada y la salida de los clientes, la entrega de llaves, la realización de los recibos y el cobro de las facturas. Pero, ¿conoces el resto de labores de su día a día? Si estás interesado en este sector, no dudes en echar un vistazo a nuestro curso de recepcionista de hotel.
Funciones del recepcionista de hotel
El recepcionista de hotel nos atienden en todas las situaciones destacadas que afrontamos en el hotel. Además, son los encargados de dar respuesta a nuestras preguntas y solicitudes. Sin embargo, un recepcionista es mucho más. Incluso puede llegar a ser la carta de presentación de estos establecimientos.
Las gestiones en el hotel
Es este miembro del personal el que se encarga de realizar eficazmente la gestión del hotel. Uno de sus propósitos es recabar el mayor índice posible de ocupación. A la vez, mientras realiza dicha función, debe cumplir con las expectativas de los clientes. De este modo, confirma o cancela, o bien, realiza o modifica las reservas, vía web o por correo electrónico.
Si no hay disponibilidad en las fechas que deseamos hospedarnos en el hotel, los recepcionistas son quienes nos lo indican alguna alternativa. Son también los que ostentan el control de la circulaciónde los huéspedes, de los empleados, así como de los visitantes en el lobby del hotel. Asimismo, toman los datos personales de cada huésped y llevan la agenda de reservas en el sistema.
Recibir y atender al huésped durante la estancia
Como hemos indicado, el recepcionista de hotel de un establecimiento de este tipo es quien se encarga de recibir al huésped, y de atenderlo durante toda su estancia. Esto implica numerosas funciones que forman parte de su labor diaria. En primer lugar, se trata del primer punto de conexión entre el cliente y el hotel. Además, organiza, procesa y confirma cada registro y cada solicitud, al mismo tiempo que se coordina con los departamentos del hotel que sean precisos a nuestra llegada.
Por otro lado, lleva a cabo el check iny el check outde cada cliente y asigna las habitaciones correspondientes. En consecuencia, son quienes entregan, tras haberlas activado, las tarjetas de acceso o las llaves a los clientes. Los recepcionistas atienden los requerimientos de los huéspedes cada vez que lo necesiten, siempre con una actitud respetuosa y amable, acorde con las expectativas del cliente.
La promoción del hotel y las notificaciones
La promoción de los hoteles es una de las tareas de los recepcionistas menos conocidas. Siempre creemos que hay personal diferenciado para ello, pero lo cierto es que los recepcionistas están perfectamente preparados para la promoción del establecimiento y de sus diferentes servicios. Así, también informan de los horarios que se hayan impuesto, y realizan las reservas para los servicios externos que ofrece el hotel: excursiones, alquiler de coche, taxis, etc.
En cuanto a las notificaciones, los recepcionistas informan y gestionan las salas de reuniones. Si lo solicitas, se encargan de los servicios de mensajería y de despertarte, así como de hacerte llegar la correspondencia. Informan a los huéspedes sobre los lugares de interés y los atractivos locales. Se ocupan, también, de dar curso a las notificaciones sobre las denuncias de robo que presenten los clientes.
Final de la estancia
Los recepcionistas nos agradecen la estanciay se aseguran de recuperar las tarjetas de acceso o las llaves. Además, escuchan las opiniones sobre los servicios y la estancia para más tarde transmitirlas a los responsables de cada departamento. Así, se trata de mejorar la calidad del servicio.
De haber existido algún problema, los recepcionistas se preocupan de que quede resuelto eficazmente. Por otro lado, le dan al ama de llaves el aviso para que se pueda proceder a la limpieza; esta revisará el estado de las habitaciones. Por último, apoyan la construcción del inventario, identificando qué suministros de limpieza resulta necesario pedir.
Conocen a fondo el hotel
El personal de recepción sabe cómo se usan los equipos de la oficina: las fotocopiadoras, las centralitas telefónicas, etc. Además, conocen los distintos departamentos del hotel. Cultivan las relaciones profesionales y mantienen un ambiente positivo entre los empleados. Esto lo consiguen mediante una comunicación basada en un lenguaje claro y profesional. Con respecto al resto del equipo trabajan para alcanzar los objetivos comunes y se relacionan también con las agencias de viajes y con los agentes turísticos.
Cómo se gestiona un hotel: las actividades administrativas
Los recepcionistas gestionan los fondos de caja que reciben y leen la bitácora cuando su turno comienza. Asimismo, si es necesario realizar un cambio de divisa, acuden a caja. De ser preciso, realizan el cierre de caja.
También, cobran, controlan y registran todos aquellos productos o servicios que consumen los huéspedes. Esto incluye el servicio de habitaciones, el minibar, las llamadas, o el servicio de lavandería. Informan sobre los posibles accidentes o sobre las lesiones producidas. También emiten y verifican recibos, así como facturas y reciben pagos.
Información que necesitan para la reserva
El personal de recepción gestiona la información y formaliza toda la documentación de los huéspedes. Así, si es preciso, se pasa a los departamentos que corresponde. En general, un hotel necesitará tu nombre, tus apellidos y tu DNI. La dirección, tu número de teléfono y tu e-mail también son necesario para gestionar las reservas.
A su vez, podrían necesitar datos bancarios, ya que en ocasiones congelan cierta cantidad en tu cuenta. Esto lo hacen por si hay algún daño, o por posibles problemas que se puedan producir durante el pago. También pueden solicitar un número de emergencia.
Un recepcionista de hotel es, en definitiva, la imagen pública de cualquier establecimiento dedicado al alojamiento. Ellos se encargarán de que los huéspedes estén siempre bien atendidos, de responder sus consultas y sus reclamos de manera rápida y efectiva.
